Муниципальный архив города провел проверки организаций

В течение 2017 года специалистами Муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив г. Зеленогорска» были проведены  проверки организаций-источников комплектования.

Комплексные проверки по обеспечению сохранности документов постоянного хранения и по личному составу проведены в Муниципальном казенном учреждении «Комитет по делам физической культуры и спорта г. Зеленогорска» и Муниципальном унитарном предприятии «Телерадиокомпания «Зеленогорск».

Тематические проверки по обеспечению сохранности документов по личному составу проведены в Муниципальном бюджетном учреждении «Библиотека им. Маяковского» и Краевом государственном казенном учреждении «Центр занятости населения ЗАТО г. Зеленогорска».

Основаниями для проведенных проверок являются:

1. п. 4.8., п. 4.9. Приказа Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
2. План работы Муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив г. Зеленогорска» на 2017 год, согласованный с Архивным агентством Красноярского края.

По результатам комплексных проверок выявлен ряд следующих грубых нарушений:

• не обнаружены  документы по личному составу в соответствии с описями дел, согласованных на ЭПК Архивного агентства Красноярского края;
• утвержденная номенклатура дел, включает не полный комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения;
• экспертиза ценности лицевых счетов показала, что в дела включены лицевые счета не только работников учреждения, но и вспомогательного персонала;
• нарушены сроки передачи дел на хранение в муниципальный архив, согласно утвержденного плана-графика на 2017 год;
• нарушены правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов постоянного хранения и по личному составу.

По результатам проверок составлены акты, даны рекомендации и указаны сроки для устранения нарушений. В 2018 году запланированы повторные проверки данных организаций.

По результатам тематических проверок на тему «Сохранность документов по личному составу» комиссия признала работу специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и архива, в Муниципальном бюджетном учреждении «Библиотека им. Маяковского» и Краевом государственном казенном учреждении «Центр занятости населения ЗАТО г. Зеленогорска» - удовлетворительной, грубых нарушений не выявлено.

В 2018 году специалисты муниципального архива планируют продолжить работу в данном направлении с целью осуществления контроля по обеспечению сохранности документов постоянного хранения и по личному составу на местах.